Finaktiva S.A.S.(en adelante “

Finaktiva

”) identificada con NIT 901040141 - 1 , consciente de la importancia que representan los datos personales para sus titulares y con el fin de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, 1727 de 2009 y las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen, complementen o deroguen, y comprometida con la privacidad de la información personal de sus clientes, aliados, proveedores, contratistas, usuarios, empleados, aprendices, accionistas, visitantes y del público en general (los “Stakeholders”), adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”).

En esta Política, aplicable a los datos personales registrados en sus bases de datos, Finaktiva detalla los lineamientos corporativos generales sobre el debido tratamiento a los datos personales de los titulares, los derechos de los titulares, el área responsable de atender las consultas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales.

En cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Finaktiva sólo recolecta datos personales cuando así haya sido autorizado de manera previa, expresa e informada por su titular o en virtud de contratos de transmisión de datos personales, o de contratos de transferencia de datos personales, implementando para tal efecto políticas y procedimientos claros con relación a la confidencialidad, seguridad y privacidad de los datos personales.

Los datos personales que son incluidos en las bases de datos de Finaktiva provienen de la información recolectada en virtud de vínculos propios del desarrollo de su objeto social, comerciales, contractuales, laborales, o de cualquier otra índole con sus Stakeholders.

Al momento de la recolección de datos personales, Finaktiva solicitará a los titulares la autorización para el tratamiento de los mismos, de manera previa, expresa, e informando a estos: (i) los tratamientos que realizará Finaktiva y las finalidades específicas de estos; (ii) sobre la libertad de responder las preguntas dirigidas a menores de edad o sobre datos de carácter sensible; (iii) los derechos que tienen los titulares frente a Finaktiva y demás encargados y responsables del tratamiento, y los medios para ejercerlos; (iv) la identificación de Finaktiva como responsable del tratamiento; y (v) la ubicación de la presente Política.

Los datos personales recolectados por Finaktiva, son almacenados a través de medios físicos y digitales, propios o contratados con proveedores especializados, procurando salvaguardar la confidencialidad y seguridad de la información personal de los titulares.

Los datos personales de los titulares son recolectados y tratados por Finaktiva en desarrollo de su objeto social con la finalidad de:

a) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de Finaktiva.

b) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de los contratos celebrados con los titulares de los datos personales, actuando estos en nombre propio o en representación de una persona jurídica.

c) Contactar al titular de los datos por diferentes medios para desarrollar el objeto de los vínculos contractuales.

d) Ejecutar o cumplir con los convenios comerciales celebrados con terceros aliados.

e) Realizar actividades de videovigilancia para velar por la seguridad de los titulares y los bienes de Finaktiva.

f) Responder a solicitudes de autoridades judiciales o administrativas competentes, procurando divulgar solo la información pertinente y necesaria para responder a la respectiva solicitud.

g) Gestionar las consultas y reclamos presentadas por los titulares de datos personales, respecto del tratamiento dado a éstos por Finaktiva.

h) Compartirlos, transferirlos, transmitirlos a terceros aliados o proveedores, ya sea que estén dentro o fuera del territorio colombiano para tratar según los mismos fines mencionados, y almacenar la información fuera del territorio colombiano o acceder, entre otras, a servicios de computación en la nube.

a) Adelantar procesos de selección, admisión, ingreso y promoción de personal a Finaktiva.

b) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por Finaktiva con el titular de los datos, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo, o según lo disponga la ley.

c) Realizar pruebas psicotécnicas, pruebas de conocimiento, estudios de seguridad, visitas domiciliarias, exámenes médicos y demás actividades dirigidas a validar el perfil del candidato

d) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por Finaktiva con el titular de los datos personales, en relación con el desarrollo de vínculos laborales, de aprendizaje, y de prestación de servicios.

e) Realizar investigaciones administrativas y/o disciplinarias cuando a ello haya lugar

f) Realizar actividades requeridas por el área administrativa de Finaktiva, incluyendo, pero sin limitarse a, la identificación plena del trabajador, aprendiz o prestador de servicios, archivo y manejo de su información de contacto y de su información académica y profesional.

g) La prevención de fraudes y lavado de activos, y el control de los mecanismos y protocolos de seguridad y videovigilancia de la infraestructura y las instalaciones de Finaktiva.

h) Ofrecer programas de bienestar empresarial para los empleados y sus familiares.

i) Implementar los protocolos de bioseguridad ordenados por el Gobierno Nacional para la realización de las actividades laborales y productivas en condiciones adecuadas de salubridad.

j) Compartirlos, transferirlos, transmitirlos a terceros aliados o proveedores, ya sea que estén dentro o fuera del territorio colombiano para tratar según los mismos fines mencionados, y almacenar la información fuera del territorio colombiano o acceder, entre otras, a servicios de computación en la nube.

a) Desarrollar eventos, programas de tipo institucional directamente o en asocio con

terceros

.

b) Mantener comunicación constante con el titular de los datos personales sobre las actividades, programas y eventos desarrollados o próximos a ser desarrollados por Finaktiva.

c) Realizar campañas de publicidad y mercadeo, y ofrecer productos y servicios.

d) Comunicar ofertas, descuentos o promociones de productos o servicios propios.

e) Otorgar garantía sobre los productos y servicios adquiridos, según la ley aplicable.

f) Gestionar trámites, solicitudes, quejas o reclamos relacionados con los productos o servicios ofrecidos por Finaktiva.

g) Contactar al titular de los datos por diferentes medios para realizar encuestas de satisfacción respecto de los productos y servicios ofrecidos por Finaktiva.

h) Realizar estudios de mercado, acciones de inteligencia de negocios, investigaciones de tendencias de mercado y analítica de datos que permitan establecer preferencias de consumo, utilizando los datos personales para generar información consolidada sobre hábitos, tendencias, consumos y comportamientos de los titulares, la cual no estará asociada a datos personales en forma individualizada.

i) Realizar el registro, creación y vinculación dentro de los sistemas internos Finaktiva. Y efectuar consultas y reportes a las centrales de riesgos crediticio legalmente constituidas en Colombia.

j) Enviar la información y reportes a las centrales de información crediticia de manera directa, y cuando sea solicitada por las autoridades que ejercen función de vigilancia y control, con el fin de que estas puedan tratarla, analizarla y clasificarla.

k) Realizar gestiones de conocimiento, análisis de riesgo, verificación de información y referencias aportadas, a través de cualquier medio físico o tecnológico y en cualquier momento respecto de la viabilidad de otorgar una garantía sobre el cumplimiento de una obligación.

l) Adelantar gestión de cobranza, así como llevar a cabo el cobro extrajudicial o judicial de las obligaciones que correspondan.

m) Desarrollar e implementar programas de fidelización y/o mejora de los productos y servicios para los clientes.

n) Atender las solicitudes relacionadas con ventas, estado de orden de compra y servicio al cliente.

o) Gestionar las consultas, quejas y reclamos presentadas por los titulares de datos personales, respecto de los servicios y productos ofrecidos por Finaktiva.

p) Gestionar transacciones electrónicas con pasarelas de pago.

q) Compartirlos, transferirlos, transmitirlos a terceros aliados o proveedores, ya sea que estén dentro o fuera del territorio colombiano para tratar según los mismos fines mencionados, y almacenar la información fuera del territorio colombiano o acceder, entre otras, a servicios de computación en la nube.

a) Datos sensibles:

de acuerdo con la ley 1581 de 2012 son datos personales sensibles “aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.” En ellos se reconocen los datos de los menores.

El responsable deberá tratar datos de esta naturaleza, en el desarrollo de las relaciones con sus empleados y/o candidatos en procesos de selección especialmente los relativos a la salud, y eventualmente datos de naturaleza biométricos en la implementación de medidas de seguridad en sistemas de control de acceso a sus instalaciones o a algunos espacios físicos, en todo caso en el tratamiento de dichos datos se adoptarán medidas especiales de seguridad, y en todo caso cuando vaya a ser solicitada la autorización para el tratamiento de datos sensibles será advertido al titular las finalidades para las cuales serán tratados y les será informado que cuentan con el derecho de abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

b) Datos de menores de edad:

por regla general, en la ejecución de cualquier actividad de tratamiento de datos personales, el responsable se abstendrá de manipular datos cuyo titular sea un menor, a la luz de lo dispuesto en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012.

Excepcionalmente, considerando el fin de ciertas bases de datos y las actividades ejecutadas sobre los datos que la componen; el responsable requerirá tratar datos personales de menores de edad, como en los de los hijos del personal vinculado, o de aprendices y practicantes que no han alcanzado la mayoría de edad. En este orden de ideas, el responsable someterá el tratamiento de los datos de esta naturaleza a las siguientes reglas:

De acuerdo con la Corte Constitucional Colombiana los datos personales de los menores de 18 años, pueden ser tratados, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, sin perjuicio del cumplimiento de lo anterior, la recopilación y cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos del responsable o que se soliciten requieren la autorización expresa del representante legal del niño, niña o adolescente, representantes estos a quienes el responsable facilitará la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario.

La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario.

Según lo anterior, el responsable solo tratará datos de menores de edad, previo respeto a los principios indicados en la recolección de la autorización y siempre que para en su tratamiento se respeten los intereses superiores de los menores.

a) Límite temporal del tratamiento de datos personales.

Finaktiva dará tratamiento a los datos personales por el término que sea razonable y necesario, el cual no será inferior al término de duración de Finaktiva o de la relación contractual, legal o comercial que se tenga con el titular de los datos personales. Una vez cese la finalidad o la necesidad del tratamiento de los datos personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos de Finaktiva o serán archivados bajo medidas de seguridad adecuadas, a efectos de sólo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

En desarrollo de las finalidades antes descritas, Finaktiva, recolecta y da tratamiento a datos personales de identificación de los titulares, datos de contacto, datos de ubicación, fecha de nacimiento, información socioeconómica, estado civil, género, edad, huella, antecedentes judiciales o disciplinarios, información de salud, imagen entre otros.

En el evento en que Finaktiva recolecte y dé tratamiento a datos personales de niños, niñas y adolescentes, se respetará el interés superior de estos y sus derechos fundamentales. Finaktiva solicitará la respectiva autorización para el tratamiento de los datos personales al representante del niño, niña o adolescente, garantizando en todo caso el derecho del menor a ser escuchado.

En el tratamiento de datos sensibles, Finaktiva dará especial cumplimiento a los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y a los derechos fundamentales asociados a este tipo de información. Ninguna actividad de Finaktiva estará condicionada a la entrega de datos sensibles por parte del titular, salvo que así lo requiera la ley vigente.

c) Casos en los que no se requiere autorización. La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

El tratamiento de los datos personales que no requieran de una autorización previa se realizará cumpliendo con las disposiciones contenidas en la ley.

Finaktiva utilizará los mecanismos con los que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de conservación de la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

Finaktiva podrá recibir en calidad de encargado del tratamiento, los datos personales de los titulares proporcionados por terceros con los que tenga un vínculo contractual, sujetándose en estos eventos al cumplimiento de los deberes establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

Finaktiva podrá transmitir o transferir los datos personales recolectados a terceros ubicados en Colombia o en el exterior, incluyendo las matrices, filiales y subsidiarias de Finaktiva, para el ejercicio de cualquiera de las finalidades antes descritas. En todo caso, Finaktiva adoptará las medidas legales y tecnológicas para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales, y exigirá a los encargados del tratamiento el cumplimiento de los deberes establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

Finaktiva podrá hacer uso de cookies¹ para mejorar su plataforma o sitio web y la experiencia de navegación; y para adaptar la publicidad y el contenido que el titular visualiza. El titular podrá modificar sus preferencias sobre el uso de cookies, pero algunas restricciones de cookies implican dejar de aprovechar al máximo las ventajas disponibles en las plataformas o sitios web.

Una cookie es un pequeño archivo de datos que se coloca en los ordenadores u otros dispositivos, que permite a una plataforma o sitio web reconocer a los titulares como usuarios del mismo cuando vuelva a visitar la plataforma o sitio web utilizando el mismo ordenador o el mismo navegador. Las cookies son una tecnología muy común para recordar cierta información sobre el usuario de un sitio web.

El responsable, en cumplimiento de lo dispuesto en la presente política y los artículos 17 y 18 de la ley 1581 de 2012, adopta los siguientes compromisos con los titulares de la información personal:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular en los casos en que resulte necesario.

c) Informar debidamente al titular sobre el fin de la recolección y los derechos que le asisten por la autorización otorgada cuando sea necesario.

d) El responsable debe informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.

e) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros.

f) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

g) Procurar por el cumplimiento de los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en tratamiento de la información.

h) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

j) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

k) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

m) Informar oportunamente y a partir de medios de fácil acceso para el titular, respecto a las modificaciones a la política de privacidad.

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que sean objeto de tratamiento.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Finaktiva, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

c) Conocer, previa solicitud dirigida a Finaktiva o al encargado del tratamiento, acerca del uso que se ha dado a sus datos personales.

d) Actualizar y rectificar sus datos personales frente a Finaktiva o encargados del tratamiento, cuando los datos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

f) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

g) Abstenerse de dar respuesta a preguntas sobre datos sensibles, o sobre datos de los niños, niñas y adolescentes.

Los procedimientos establecidos por Finaktiva para garantizar los derechos de los titulares, podrán ser ejercidos: (i) directamente por el titular de los datos personales o por su representante de tratarse de menores de edad, (ii) por los causahabientes del titular, suministrando para el efecto la documentación le que acredite dicha calidad, o (iii) por el representante o apoderado del titular, suministrando la documentación que lo acredite como tal.

Dichos procedimientos podrán ser iniciados a través de los siguientes medios:

Los titulares deben incluir en la consulta o reclamo que presenten a Finaktiva:

(i) nombre y apellidos del titular, (ii) fotocopia del documento de identidad del titular, o del representante junto con los documentos que acrediten tal representación, (iii) los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo, (iv) la petición concreta, (ii) la dirección para recepción de notificaciones, nombre completo e información de contacto, y (iv) los documentos que quieran hacer valer, incluyendo una copia del documento de identidad del titular y los documentos para su acreditación.

El área de servicio al cliente de Finaktiva será la encargada de recibir las consultas o reclamos de los titulares de los datos personales. Esta área realizará el procedimiento interno necesario para garantizar una respuesta clara, eficiente, comprensible y oportuna al titular del dato personal.

El titular podrá presentar consultas a Finaktiva para efectos de: (i) conocer el uso dado a sus datos personales, (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada a Finaktiva, o para (iii) acceder a los datos personales que se encuentren en los sistemas de Finaktiva. Las consultas deberán ser presentadas indicando en el asunto del mensaje “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”.

Las consultas presentadas serán resueltas por el Oficial de Privacidad de Finaktiva dentro de los die (10) días hábiles siguientes a partir del recibo de la consulta. Si la consulta está incompleta, Finaktiva requerirá al titular para que allegue la información o documentación que falte, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación de Finaktiva. Si pasaren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento efectuado por Finaktiva sin que sea atendido por el titular, se entenderá que este ha desistido de su consulta. El tiempo de respuesta de las consultas podrá ser incrementado en cinco (5) días hábiles, cuando la misma no pudiere ser atendida en el término inicial, hecho que informará Finaktiva al titular.

El titular podrá presentar reclamos a Finaktiva para efectos de (i) informar un indebido tratamiento efectuado a sus datos personales, (ii) corregir, actualizar o solicitar la supresión de sus datos personales, o para (iii) revocar la autorización para el tratamiento de sus datos personales.

El Oficial de Privacidad de Finaktiva dará respuesta a los reclamos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo de este. Si el reclamo está incompleto, Finaktiva requerirá al titular para que allegue la información o documentación que falte, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación de Finaktiva. Si pasaren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento efectuado por Finaktiva sin que haya sido atendido por el titular, se entenderá que este ha desistido de su reclamo.

El tiempo de respuesta de los reclamos podrá ser incrementado en ocho (8) días hábiles, cuando el mismo no pudiere ser atendido en el término inicial, hecho que informará Finaktiva al titular. En el evento en que Finaktiva no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado del mismo a quien sea competente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, e informará este hecho al titular.

Resulta necesario advertir, que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando titular tenga vigente un deber legal o contractual con Finaktiva.

Finaktiva se identifica con los siguientes datos:

La presente Política rige a partir de su publicación, cuya fecha se indica al final de este documento.

Esta Política puede ser modificada por Finaktiva en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre la protección de datos personales, caso en el cual se informará oportunamente a los titulares a través de los datos de contacto autorizados por éstos, y a través del sitio web www.finaktiva.com, donde se pondrá a disposición de los titulares la versión modificada de la Política y la fecha de su entrada en vigencia. Febrero 28 de 2024. Finaktiva S.A.S